Все индивидуальные предприниматели и организации периодически должны сдавать отчетность — это аксиома. Субъекты хозяйственной деятельности могут сделать это онлайн или воспользоваться хрестоматийным бумажным бланком. Второй вариант требует больших временных затрат. Да и общение с чиновником сводится к нулю лишь при подаче электронной отчетности.
Поэтому все больше компаний и ИП выбирают виртуальный способ отчета о своей предпринимательской деятельности. А чтобы это можно было осуществить, необходимо получить ЦЭП – цифровую электронную подпись. Она позволит не только отчитываться перед фискальными органами, но и участвовать в электронных торгах, системах электронного документооборота и упростить внешнеэкономическую деятельность.
Способы подачи электронной отчетности
ИП и организации могут сдавать электронную отчетность следующими способами:
- заключив договор с представителем;
- заключив контракт с оператором виртуального документооборота;
- использовав «облачные» электронные бухгалтерии или веб-сервисы госорганов.
Уполномоченный представитель имеет право, вместо клиента, составлять и сдавать декларацию. Для этого оформляется доверенность, которую представитель декларанта сдает в ФНС. Она тоже может быть представлена в электронном виде (приказ ФНС от 2 ноября 2009 года № ММ-7-6/534@).
Во втором случае роль представителя выполняет ЭДО – оператор электронного документооборота. Чтобы такой специалист стал легитимен и на законных основаниях представлял бы ваши интересы, с ним нужно подписать контракт и получить цифровую электронную подпись.
Отчет готовится в произвольной бухгалтерской программе. Дале он заносится в систему отчетности ЭДО. Впрочем, можно воспользоваться и другим вариантом – создать отчет прямо в системе отчетности. Такие программы предельно просты и снабжены криптографическими средствами, гарантирующими конфиденциальность вводимых данных.
В третьем же случае пользователь волен воспользоваться программой, расположенной на удаленном сервисе. В таких программах имеется специальный модуль, с помощью которого можно тут же отправить отчетность. Она подписывается ЭЦП на ключевом носителе токене. Впрочем, можно поставить и обычную подпись.
Преимущества электронной отчетности
Такая форма подачи документов, в сравнении с подачей отчетности на бумажном носителе, имеет ряд преимуществ:
-
- Оперативность. Воспользовавшись онлайн вариантом, не нужно идти в фискальную службу и тратить время в очередях. Система электронной отчетности позволяет отправить документы с ближайшего компьютера, подключенного к сети Интернет. Даже если ваш отчет будет отправлен за минуту до конца отчетного периода, документ будет подан вовремя.
- Простота формы. Электронная отчетность позволит пользователю забыть об изучении бланков и не следить за изменениями в форме. Если в законодательство будут внесены малейшие изменения, это автоматически отразится на автоматическом обновлении программы.
- Отсутствие ошибок. Такое понятие как «человеческий фактор» напрочь отсутствует в электронной отчетности. Налогоплательщик, конечно, может допустить опечатку или ошибиться в расчетах. Но программа не позволит отправить неверно заполненный бланк. Она подскажет, где, конкретно, допущена ошибка. Это поможет быстро найти ее и исправить, отправив в контролирующий орган достоверные данные.
Электронная подпись (ЭП)
Для заверения отправителем электронной отчетности используется Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП. Об этом сказано в письме ФНС РФ от 17.01.2014 № ПА-4-6/489. Такая подпись, даже без соглашения между участниками электронной ДО, позволяет вносить в документы поправки и делать их юридически значимыми.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) изготавливается для индивидуального предпринимателя или для конкретного сотрудника предприятия. И тот, и другой имеют право подписывать любые документы, отосланные от имени ИП или компании. В организациях электронная подпись делается, как правило, на имя генерального директора или главного бухгалтера.
Электронная подпись действительна в течении 1 года. Дальше ее нужно заказывать вновь. КСКП ЭП используется для:
-
- Участия в электронных торговых площадках (коммерческих и 5 федеральных), на портале Госуслуг;
- Предоставлении электронной отчетности в ПФР, ФНС, ФСРАР, РОССТАТ, ЕГАИС, ФСТ, ФСС, ФТС, СМЭВ, Росприроднадзор, Роспатент, Росреестр, Росимущество.
- Внесении данных в Единую Информационную Систему (ЕИС) Нотариата.
- Предоставлении данных об объекте имущества в автоматизированную систему по учету федерального имущества (АСУФИ) и т.д.
В соответствии со ст. 17 Закона 63-ФЗ квалифицированный сертификат (КС) должен иметь следующую информацию:
- уникальный номер, дату начала/окончания действия;
- ФИО (для физлица) и место госрегистрации владельца компании (для юрлица);
- страховой номер лицевого счета (для физлица) или индификационный номер (для юрлица);
- ключ проверки электронной подписи;
- название средства ЭП и средства, удостоверяющего аккредитованный центр, который создал ключ ЭП;
- название и место расположение аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего квалификационный сертификат;
- ограничения по применению КС (если есть);
- другую информацию о владельце КС (по требованию заявителя).
